一、文档用途
本文用于帮助用户理解双章件上传、合同归档、归档审核、归档确认之间的关系。
当用户询问以下问题时，可以优先参考本文：
- 什么是双章件？
- 为什么用印完成后还要上传双章件？
- 上传双章件后合同会到哪里？
- 归档和归档确认有什么区别？
- 归档失败后怎么办？
- 已归档合同还能修改吗？
二、什么是双章件
双章件是指双方签署盖章完成后的正式合同文件。
通常包括：
- 我方已盖章的合同文件。
- 对方已盖章的合同文件。
- 双方签字盖章齐全的最终版本。
- 与合同一起归档的补充附件或签署页。
双章件是合同归档的重要依据，也是后续履约、查询、审计、争议处理时的重要文件。
三、为什么要上传双章件
合同审批和用印完成后，系统仍需要保存最终签署版本。
上传双章件的目的包括：
- 确认合同最终签署文件已经形成。
- 保证系统归档文件与线下签署文件一致。
- 便于后续合同台账、履约管理和审计查询。
- 支持归档人员审核合同文件是否完整。
如果没有上传双章件，归档人员无法确认最终正式文件，合同通常不能进入履约阶段。
四、归档流程
常见流程如下：
用印完成 → 上传双章件 → 归档审核 → 归档确认 → 进入履约
不同项目配置可能略有差异，但核心逻辑是：
- 先上传最终签署文件。
- 再由归档人员审核。
- 审核通过后进入履约或完成归档。
五、上传双章件
上传双章件通常由合同负责人、业务发起人或系统指定人员处理。
上传时应注意：
- 文件必须是最终签署版本。
- 文件应包含双方签字盖章页。
- 文件内容应与审批通过的合同内容一致。
- 如果有补充协议或附件，应按要求一并上传。
- 文件命名应清晰，便于归档人员识别。
六、合同归档
合同归档是将最终合同文件、合同基础信息、签署信息和相关附件正式归入档案。
归档时通常需要确认：
- 合同文件是否完整。
- 双方盖章是否齐全。
- 合同编号、名称、签约主体是否一致。
- 合同金额、期限、合作方等信息是否准确。
- 归档分类是否正确。
- 附件是否齐全。
七、归档确认
归档确认是对归档结果进行复核。
它和上传双章件、合同归档的区别如下：
| 环节 | 主要目的 | 常见处理人 |
|---|---|---|
| 上传双章件 | 提交最终签署文件 | 合同负责人、业务人员 |
| 合同归档 | 整理并提交归档信息 | 归档人员 |
| 归档确认 | 复核归档是否合格 | 归档确认人、档案管理员 |
如果归档确认通过，合同通常进入履约阶段。
八、归档失败后怎么办
归档失败表示归档人员或确认人员认为当前归档材料不符合要求。
常见原因包括：
- 未上传最终双章件。
- 文件缺少签字或盖章页。
- 上传文件不是最终版本。
- 合同信息和文件内容不一致。
- 附件缺失。
- 归档分类错误。
- 文件无法打开或内容不清晰。
处理方式：
- 查看归档失败原因。
- 根据意见补充或替换文件。
- 重新上传双章件。
- 再次提交归档审核。
在系统状态上，归档失败后通常会回到“待上传双章件”，用户需要重新处理上传。
九、归档后合同进入什么阶段
归档通过后，合同通常进入履约阶段。
进入履约阶段后，系统可以继续管理：
- 收款计划
- 付款计划
- 合同到期提醒
- 履约监控项
- 定期提醒
- 合同变更
- 合同中止、终止、解除
归档是合同从签署阶段进入执行阶段的重要节点。
十、归档后的限制
合同归档后，一般不建议直接修改合同核心内容。
如果合同内容、金额、期限、主体等发生变化，应通过合同变更流程处理，而不是直接修改已归档合同。
完成归档并进入履约、完成或中止等可操作阶段后，合同通常可以进行：
- 查看
- 下载
- 借阅
- 履约跟踪
- 发起变更
- 到期提醒
- 收付款管理
是否允许编辑，以系统权限和业务规则为准。
十一、常见问题
11.1 上传双章件是不是就完成归档了？
不是。上传双章件只是提交最终文件，后续还需要归档审核或归档确认。
11.2 归档失败后合同是不是作废了？
不是。归档失败只是说明归档材料不合格，合同不会因此自动作废。用户需要根据失败原因重新上传或补充材料。
11.3 已归档合同还能发起变更吗？
可以。合同进入履约、完成或中止等符合条件的阶段后，可以根据业务规则发起合同变更、中止、终止、解除或恢复履行。
11.4 为什么草拟合同没有归档入口？
草拟合同尚未审批、用印和签署，不能直接归档。必须完成前置流程后才能进入归档。
11.5 归档文件和合同正文不一致怎么办？
应停止归档或退回归档，要求上传正确的最终签署版本。必要时应联系合同负责人、用印人员或管理员核对。
十二、AI 回答建议
当用户问归档类问题时，AI 应优先确认：
- 合同当前状态。
- 是否已经用印完成。
- 是否已上传双章件。
- 归档审核是否通过。
- 如果失败，失败原因是什么。
示例回答：
当前合同如果处于“归档失败”，说明归档材料未通过审核。你需要查看归档失败原因，补充或替换双章件后重新上传，系统会再次进入归档审核。