本章介绍合同从草拟到归档的完整流程
合同在系统中经历以下阶段：草拟(10) → 审批(20) → 用印(30) → 归档(40) → 履约(50) → 完成(60)/中止(70)/作废(80)
一、合同草拟
操作路径：【我的合同】→ 点击「创建合同」
快捷入口：可在首页工作台的「快捷操作」中点击「草拟合同」快速进入合同起草
合同草拟是合同生命周期的第一步。在开始之前，请确认以下前置条件已完成：
- 签约主体已在【管理后台】→【合同基础配置】→【签约主体】中录入
- 合作方信息已在【高级功能】→【合作方管理】→【合作方管理】中录入（也可在创建时新增）
- 合同分类已在【管理后台】→【合同基础配置】→【合同分类】中配置
- 审批流程已在【管理后台】→【合同基础配置】→【流程配置】中创建并部署
- 如需使用模板，合同模板已在「模板管理」（左侧导航栏顶级菜单）中制作并发布
- 如需使用 AI 草拟，需先确认 AI 功能已启用，并准备好可解析的 PDF、Word 或图片格式合同文件
1.1 创建合同
点击「创建合同」后弹出创建对话框，包含以下模块：
- 合同名称（必填）：输入即将签订的合同名称，确保清晰准确，便于后续管理
- 合同类型（必填）：下拉选择系统管理员已设定好的合同类型。如所需类型缺失，请联系管理员在【管理后台】→【合同基础配置】→【合同类型】中增加
- 模板库：当所选合同类型关联了合同模板时，右侧会自动显示可用模板列表。选择模板后，系统会使用该模板生成合同文件，无需手动上传
- 上传文件：如果不使用系统模板（如合作方提供的合同），可手动上传合同文件（Word/PDF）
- 关联合同：将当前合同与已有合同建立关联关系。关联类型包括：
- 子合同：从属于某个主合同
- 补充协议：对主合同的补充
- 其他关联：其他类型的关联关系
填写完成后点击「确定」进入合同编辑页面。
1.2 AI智能合同草拟
操作路径：【我的合同】→【AI智能合同草拟】
说明：当前首页/工作台快捷操作中未单独展示「AI智能合同草拟」入口，需从【我的合同】进入
当已有对方提供的合同文件、历史合同扫描件或初版合同文本时，可使用 AI 智能合同草拟辅助提取合同信息，减少手工录入。
操作流程：
- 进入【AI智能合同草拟】页面
- 上传合同文件，支持 PDF、Word、图片格式，单个文件不超过 50MB
- 点击「开始智能解析」，等待系统提取合同名称、签约方、金额、税率、生效日期、截止日期、合同摘要等信息
- 在解析结果页面核对 AI 提取的信息，重点关注标记为低置信度或未匹配的字段
- 点击「去草拟」，系统进入普通合同草拟页面，并自动预填已解析出的合同信息
- 在草拟页面继续补充或修正未识别的信息，确认无误后保存并按正常流程提交审批
AI 草拟进入普通草拟页面后，页面会根据解析结果预填以下内容：
| 页面区域 | 可能预填的字段 |
|---|---|
| 基本信息 | 合同名称、合同类型、收支类型、币种、合同金额、开票类型、税率、生效时间、截止时间、合同摘要 |
| 签约方信息 | 我方签约主体、对方合作方 |
| 正文文件 | AI 解析时上传的原合同文件 |
注意：AI 草拟生成的是预填结果。进入普通草拟页面后，仍可继续修改页面中的信息，再进入下一步处理。
1.3 填写合同信息
创建后进入合同编辑页面。页面第一步主要包含以下区域：
基本信息（必填项带 * 号）
| 字段名称 | 说明 |
|---|---|
| 合同名称 * | 合同的标题 |
| 合同编号 | 由系统根据编号规则自动生成（也可手动输入） |
| 合同类型 * | 创建时已选择，可在此修改 |
| 收支类型 * | 收入 / 支出 / 无金额。选择「无金额」时金额字段不可编辑 |
| 币种 | 从系统币种字典中选择，具体选项以【管理后台】→【开发管理】→【字典管理】中的 CONTRACT_CURRENCY 配置为准 |
| 合同金额（含税）* | 合同总金额，输入后自动显示大写金额 |
| 开票类型 | 增值税专用发票 / 增值税普通发票 / 其他 |
| 税率 | 输入税率百分比，系统自动计算未税金额和增值税额 |
| 合同金额（未税） | 系统根据含税金额和税率自动计算，也可手动输入 |
| 增值税额 | 系统自动计算（含税金额 - 未税金额） |
| 生效时间 * | 合同生效日期 |
| 截止时间 | 支持选择「固定日期」或「长期有效」 |
| 关联方式 | 独立合同 / 子合同 / 补充协议 / 其他 |
| 关联合同 | 选择关联方式后，通过搜索按钮选择关联的主合同 |
| 印章类型 | 多选，从 SEAL_TYPE 字典中选择 |
| 资质信息 | 仅在启用资质管理时显示 |
| 合同分类 | 页面存在合同分类区域时可选择分类标签 |
| 合同摘要 | 文本域，最多300字 |
签约方信息
页面顶部提供签约方选择区域，用于维护合同各方信息：
- 我方签约主体：从已录入的签约主体中选择
- 对方合作方：从已录入的合作方中选择
- 支持维护多方签约信息，具体显示项以页面签约方组件为准
扩展信息
当所选合同类型已关联扩展字段时，页面会显示「扩展信息」区域。字段内容由管理员在【管理后台】→【合同基础配置】→【元素管理】中配置，并在合同类型中引用。
经办信息
- 申请人：自动带出当前用户
- 申请部门：从当前用户可选部门中选择
- 选择流程：当系统允许手动选流程时，可点击「选择」指定审批流程；已选流程会显示流程预览
正文文件
- 非修订模式下，页面提供正文文件上传区域
- 如前面通过 AI 草拟进入，该文件会带入当前草拟页面
提示：确保所有带 * 的必填项均已填写完整，否则无法提交审批。
1.4 文档编辑与合成
填写合同信息后点击「下一步」，进入基于 OnlyOffice 的 Word 编辑页面：
使用系统模板的情况
- 系统模板已包含所有必要条款和格式，通常无需修改
- 点击「文档合成」按钮，系统会将您之前填写的基本信息（合同名称、金额、签约主体等）自动填入合同文档中对应的合并字段位置
- 合成完成后检查内容是否正确
- 点击「提交审批」
临时保存
如果需要暂时保存填写的内容以便后续再提交，可以点击「临时保存」。当前临时保存为本地暂存，系统仅保留 1 份最近一次暂存内容；保存后可在【我的合同】页面顶部的暂存提示卡片中继续起草或删除。
1.4 使用 AI 助手起草
系统 AI 助手支持合同起草功能：
- 打开 AI 助手（页面右下角悬浮按钮）
- 切换到「起草」模式（点击输入框左侧的模式选择器）
- 点击输入框左侧的 回形针按钮上传合同文件（PDF/Word）
- AI 会自动解析文件内容，提取合同名称、金额、签约主体等关键信息
- 确认信息无误后，系统自动创建合同草拟
二、合同审批
发起条件：当前系统仅支持对处于【草拟】阶段的合同发起审批；已进入审批、用印、归档、履约等后续阶段的合同不能再次直接发起审批。
2.1 提交审批
在合同编辑页面点击「提交审批」后：
- 系统自动匹配关联的审批流程
- 根据流程中的条件分支（金额、类型、部门等），确定审批路径
- 审批任务自动发送到第一个审批节点的处理人
2.2 审批人操作
操作路径：【任务中心】→【待办】标签页，或点击消息通知直接进入
审批人可以执行以下操作：
- 通过：同意该合同，流转到下一个审批节点
- 驳回：退回修改。驳回策略包括：
- 重新审批：退回发起人修改后需从头重新审批
- 回到当前任务：退回节点重新处理通过后，回到本次驳回所在的任务节点，不恢复本次转办或加签的临时办理人
- 用户选择条件：审批人自由选择退回到哪个节点
- 转办：将审批任务转给其他人处理（适用于审批人临时不在的情况）
- 加签：在当前审批节点临时增加一个审批人或协同处理人，适用于需要额外人员参与确认的情况
- 审批意见：填写文字意见，会永久记录在合同的审批历史中
2.3 跟踪审批进度
发起人可通过以下方式跟踪合同审批进度：
- 我的合同：在【我的合同】列表中可查看合同当前状态，并进入详情页继续编辑草稿、提交审批、查看审批进度和历史记录
- 工作台：在首页工作台的「我的任务」区域可以看到待审批任务；在「我的合同」区域可以看到自己提交的合同当前所处审批环节，包括流转状态、当前审批节点等
- 合同台账：在「合同台账」（顶级菜单）中找到对应合同，点击合同卡片打开详情抽屉，在「审批记录」标签页查看审批流程图
- 钉钉/企微/飞书消息：如已配置集成，系统会将审批动态实时推送到对应平台
- 邮件/短信：如已开通，系统在审批关键节点（待审批、通过、驳回）发送通知
2.4 撤回与重新提交
- 撤回：发起人可在流程开启了撤回功能时撤回申请。是否允许撤回、是“未审批可撤回”还是“随时可撤回”，取决于对应流程在【流程配置】中的撤回设置；撤回后流程会返回发起人节点
- 重新提交：被驳回的合同可以修改内容后重新提交审批
2.5 审批中的合同修订
在合同审批处理页面的「合同文件」区域，系统支持对当前审批中的合同文件进行修订。
- 修订合同：点击「修订合同」后，系统会基于当前文件版本创建修订版本
- 查看修订：如当前任务已创建修订版本，可点击「查看修订」继续查看或处理
- 撤回修订：如本次修订不再需要，可点击「撤回修订」取消本次修订内容
说明：修订内容不会在点击按钮后立即覆盖正式合同文件，而是在当前任务执行提交、拒绝或驳回等处理后，按流程结果生成对应的新版本。
三、合同用印
操作路径：可通过【高级功能】→【我的事务】→【用印申请】进入；也可在【我的合同】列表或合同详情中，对符合条件的合同点击「申请用印」发起
快捷入口：可在首页工作台的「快捷操作」中点击「用印申请」快速进入
发起条件：当前系统仅支持对处于【用印】阶段且状态为【待用印】的合同发起用印申请；如该合同的用印申请已在审批中，则页面会显示「撤回用印」或「去处理」，而不是重复发起；如用印被拒绝，则可重新申请用印。
3.1 前提条件
在【管理后台】→【开发管理】→【参数设置】→「流程配置」中，「启用用印审批」开关控制：
- 开启：合同审批通过后需要单独发起用印审批
- 关闭：合同审批通过后自动完成用印环节
3.2 发起用印申请
- 进入【高级功能】→【我的事务】→【用印申请】页面
- 或在【我的合同】列表 / 合同详情中，对已满足用印条件的合同直接点击「申请用印」
- 选择需要盖章的合同
- 选择要使用的印章（从【高级功能】→【用印管理】→【印章管理】中已录入的印章列表选择）
- 填写用印说明
- 提交用印审批
3.3 用印记录
操作路径：【高级功能】→【用印管理】→【用印记录】
所有用印操作的历史记录，包含：
- 用印时间、印章名称、操作人
- 支持新增手动用印记录（补录线下已完成的用印）
- 支持导出用印记录
3.4 签署记录
合同签署相关信息在用印记录中查看，包括用印时间、印章名称、操作人等。
3.5 跟踪用印进度
发起人可通过以下方式查看用印申请的处理进度：
- 我的合同：在【我的合同】列表或合同详情中查看当前用印状态、用印记录及相关处理进度
- 任务中心：在【任务中心】中查看用印审批、用印确认等任务的办理情况
- 消息通知：如已配置站内消息或外部消息渠道，可接收用印审批的待办、通过、驳回等提醒
四、合同归档
合同签署完毕后由归档管理员进行归档操作。
发起条件：当前系统在合同完成用印后，会进入【待上传双章件】状态，再由相关人员发起归档并上传双方盖章合同文件；未进入该状态的合同不能直接发起归档。
4.1 归档操作步骤
- 在任务中心或合同对应的「发起归档」入口中，上传双方盖章合同文件并填写归档信息
- 选择归档位置（档案柜/档案盒，在【高级功能】→【合同借阅】→【档案分类】中预先配置）
- 填写归档编号（系统根据编号规则自动生成，也可手动输入）
- 提交后进入归档确认环节，由归档管理员确认
4.2 归档后的限制
- 归档后的合同默认不可修改
- 如需修改已归档合同，需在【管理后台】→【开发管理】→【参数设置】→「流程配置」中开启「启用修订功能」，然后通过发起合同修订流程来修改
4.3 跟踪归档进度
发起人或相关处理人可通过以下方式查看归档流程进度：
- 任务中心：在【任务中心】中查看「发起归档」「归档确认」等任务的办理情况
- 我的合同：在【我的合同】列表或合同详情中查看合同当前是否已进入归档、归档审核中或已归档
- 消息通知：如已配置站内消息或外部消息渠道，可接收归档待办、通过、不通过等提醒
五、合同台账
操作路径：合同台账（左侧导航栏顶级菜单）
合同台账是查看和管理所有合同数据的主界面。
5.1 查询与筛选
- 支持按合同名称、编号、类型、合同阶段、金额范围、时间范围等多维度筛选
- 支持排序：按创建时间、生效时间、审批通过时间、截止时间排序（最新/最早优先）
- 合同列表以卡片形式展示，显示合同名称、编号、金额、阶段、合作方、拟稿人、时间等关键信息
5.2 合同详情抽屉
点击合同卡片后，页面右侧会滑出合同详情抽屉（占屏幕宽度的 65%），无需跳转页面即可查看和操作合同。抽屉顶部有多个标签页，按需切换：
- 合同信息：完整合同信息（基本信息、签约方、扩展信息、分类等）及当前阶段的操作按钮
- 合同文件：查看合同正文及附件，点击文件可在新窗口打开在线预览
- 履约管理：直接在抽屉内管理收付款计划和监控项（仅合同经办人可编辑）
- 审批记录：审批流程图和各节点审批记录
- 关联合同：查看与当前合同关联的其他合同
- 变更记录：查看该合同的所有变更申请及其状态
- 用印记录：查看历次用印申请记录
- 档案记录：查看归档相关信息
抽屉内可执行的操作
抽屉内的操作按钮会根据合同当前所处阶段自动变化：
| 合同阶段 | 主要操作 | 更多操作 |
|---|---|---|
| 草拟 | 编辑详情 | 发起审批、作废、删除 |
| 审批中（待发起人处理） | 去处理（跳转任务中心） | 重新编辑、作废、复制合同 |
| 审批中（等待他人审批） | 撤回审批 | 复制合同 |
| 审批驳回 | 去处理 | 重新编辑、作废、复制合同 |
| 用印阶段 | 申请用印 / 去处理 / 下载文档 | 撤回用印、移交合同、复制合同 |
| 归档阶段 | 发起归档 / 下载文档 | 移交合同、复制合同 |
| 履约阶段 | — | 关闭合同、续签设置、移交合同、复制合同 |
| 完成阶段 | 续签合同 | 移交合同、复制合同 |
| 中止阶段 | 恢复履行 | 移交合同、复制合同 |
说明：「编辑详情」「发起审批」「重新编辑」等操作会关闭抽屉并跳转到合同编辑页面；「去处理」会跳转到任务中心。
5.3 其他操作
- 导出：支持将合同数据导出为 Excel
- 批量设置分类：选中多个合同后批量设置分类标签
- 创建合同：从台账页面直接发起新合同创建
六、合同变更
操作路径：可在【合同台账】中选择合同后点击「发起变更」；也可在【我的合同】页面顶部点击「操作发起」→「合同变更」进入
快捷入口：可在首页工作台的「快捷操作」中点击「合同变更」快速进入
当已签署的合同需要修改条款时，发起合同变更申请。
发起条件：当前系统支持对处于【履约】、【完成】、【中止】阶段的合同发起变更类流程；其中【中止】阶段只允许发起「恢复履行」「合同终止」「合同解除」，不允许普通合同变更或再次中止；【归档】、【用印】阶段暂不可直接发起变更。
操作步骤
- 在【合同台账】中找到需要变更的合同并点击「发起变更」，或在【我的合同】页面顶部点击「操作发起」→「合同变更」进入变更页面
- 选择需要变更的原合同
- 填写变更表单：
- 变更内容说明
- 变更原因
- 变更后的合同金额（如有变化）
- 上传变更后的合同文件（可使用在线编辑器修改原文件）
- 提交变更审批
- 审批通过后，如本次变更不需要用印则直接生效；如需要用印，则继续完成变更用印、变更归档后生效
提示：变更单也有独立的编号规则，可在【管理后台】→【合同基础配置】→【编号规则】中配置。
跟踪变更进度
发起人可通过以下方式查看变更申请的处理进度：
- 我的合同：在【我的合同】列表中查看原合同是否处于「变更中」，并进入详情查看相关记录
- 任务中心：在【任务中心】中查看变更审批、变更用印、变更归档等任务的办理情况
- 消息通知：如已配置站内消息或外部消息渠道，可接收变更审批的待办、通过、驳回等提醒
七、合同借阅
操作路径：【高级功能】→【我的事务】→【借阅申请】
快捷入口：可在首页工作台的「快捷操作」中点击「借阅申请」快速进入
管理纸质合同的借阅和归还。
借阅条件：当前系统借阅选合同列表仅支持选择处于【履约】、【中止】、【完成】阶段的合同；草拟、审批、用印、归档、作废等阶段的合同不会出现在借阅可选列表中。
操作步骤
- 点击「发起借阅」
- 选择要借阅的合同
- 填写借阅原因、预计归还日期
- 提交借阅审批
- 审批通过后到归档管理员处领取纸质合同
- 使用完毕后归还，由管理员在系统中确认归还
跟踪借阅进度
发起人可通过以下方式查看借阅申请的处理进度：
- 工作台：在首页/工作台查看自己发起的借阅申请当前处理状态和流转进度
- 任务中心：在【任务中心】中查看借阅申请审批任务的办理情况
- 消息通知：如已配置站内消息或外部消息渠道，可接收借阅审批的待办、通过、驳回等提醒
八、履约管理
操作路径：【高级功能】→【我的事务】→【我的履约】
管理合同的收付款计划和履约监控。合同进入履约阶段（审批通过且归档后）即可使用。
8.1 收付款计划
在合同详情的履约标签页中管理：
- 新增计划：添加收款或付款计划节点
- 计划信息：每个节点包含金额、计划日期、负责人、备注
- 登记回款/付款：实际收到/支付款项后，在对应计划节点中登记实际金额和日期
- 到期提醒：系统根据通知模板设置，在计划日期前自动提醒负责人
8.2 监控项
合同监控项用于跟踪合同执行过程中的重要事项：
- 手动添加：在合同详情中手动添加监控项，设置名称、截止日期、负责人
- 自动生成：通过「监控模板」自动创建（见下一节）
- 到期提醒：监控项到期时自动通知负责人
8.3 监控模板
操作路径：【管理后台】→【合同基础配置】→【监控模板】
监控模板用于为同类合同预设履约监控项：
- 点击「新增模板」
- 填写模板名称，选择适用的合同类型
- 添加模板项：设置监控项名称、相对时间偏移（如"合同生效后30天"）
- 启用模板
- 该类型合同进入履约阶段时，系统自动根据模板生成对应的监控项
使用步骤：① 新增模板并选择适用的合同类型 → ② 添加模板项（设置名称、时间偏移等） → ③ 启用模板 → ④ 该类型合同进入履行阶段时自动生成监控项
8.4 履约任务状态与维护
- 合同进入中止、完成、作废阶段后，不会自动冻结或关闭收付款计划和监控项；任务状态以明细为准
- 如需调整履约任务，应通过合同变更单中的履约任务方案或明确的数据维护动作处理；维护工单开关只控制维护模式，不会按合同状态重新冻结数据
九、历史合同导入
操作路径：【高级功能】→【合同维护】→【合同导入】
管理不在系统中发起审批、但需要纳入系统统一台账、履约、收付款和到期提醒的历史存量合同。
9.1 适用场景
- 系统上线前已签署、已生效或正在履约的存量合同
- 不需要补走系统审批流程，但需要纳入合同台账统一查询和统计的合同
- 需要继续跟进收付款计划、履约监控、到期提醒、借阅归档的合同
9.2 导入前准备
- 确认签约主体、合作方、合同类型、合同分类等基础资料已维护
- 按系统模板整理历史合同 Excel 数据
- 如需上传合同扫描件、附件或导入过程中的临时文件，可先使用文件管理整理文件
9.3 操作说明
- 导入历史合同：点击「导入历史」按钮，下载 Excel 导入模板，按模板格式填写后上传
- 批量设置分类：选中多条记录，点击「批量设置分类」为历史合同打标签
- 导入后管理：导入的历史合同可正常使用履约管理、收付款计划、到期提醒、监控等功能
9.4 文件管理
操作路径：【高级功能】→【合同维护】→【文件管理】
文件管理用于历史合同导入过程中的文件整理、临时存放和导入后清理。它不是合同业务主流程入口，而是历史合同导入的配套工具。
9.4.1 功能说明
文件管理采用文件夹 + 文件的方式组织，支持多级文件夹结构。页面顶部有面包屑导航，可返回上一级目录。
9.4.2 操作说明
- 上传文件：点击「上传文件」上传各种格式的文件
- 新建文件夹：创建文件夹分类管理
- 批量删除：勾选多个文件后批量删除
- 清空文件：清空当前目录下所有文件，适用于完成合同导入后清理临时文件
- 关键词搜索：按文件名搜索
9.4.3 列表字段
| 列名 | 说明 |
|---|---|
| 文件名 | 文件或文件夹名称，点击文件夹可进入 |
| 大小 | 文件大小 |
| 创建日期 | 文件或文件夹创建时间 |
十、合同数据维护
操作路径：【高级功能】→【合同维护】→【数据维护】
当已审批通过的合同数据需要修正（如金额录错、类型选错等），管理员可通过数据维护功能修改。
10.1 可维护的内容
- 基本信息：合同名称、编号、类型、阶段、金额、币种、税率、生效/截止时间等
- 签约方信息：我方签约主体、对方合作方
- 扩展信息：自定义字段内容
- 负责人与部门
- 合同分类
- 关联合同关系
- 合同文件（用印文件替换）
10.2 操作步骤
- 在维护列表中找到目标合同
- 点击「编辑」进入维护页面
- 修改需要更正的信息
- 填写维护原因（必填，最多300字）
- 点击「保存」
注意：仅履约中(50)、中止(70)、完成(60) 阶段的合同允许数据维护。所有维护操作都会记录在操作日志中，可追溯审计。
十一、操作日志
操作路径：【高级功能】→【合同维护】→【合同日志】
记录合同相关的所有操作行为，支持按时间、操作类型等筛选，可导出为 Excel。