适用角色：系统管理员、合同配置管理员、法务/模板管理员、业务人员、审批人、印章管理员、档案/借阅管理员、管理层
使用阶段：系统首次上线、业务试运行、日常使用前查阅
常用入口：【工作台】、【我的合同】、【任务中心】、【模板管理】、【合同台账】、【履约监控】、【统计报表】、【高级功能】、【管理后台】
本章用于帮助不同角色快速判断"我能做什么、该先做什么"。
一、系统主要角色
| 角色 | 主要职责 | 常用入口 |
|---|---|---|
| 系统管理员 | 维护系统参数、集成配置、组织架构、用户、角色、权限、流程设计、流程干预、日志和监控 | 【管理后台】→【开发管理】、【管理后台】→【人员组织管理】、【管理后台】→【合同基础配置】→【流程配置】 |
| 合同配置管理员 | 维护签约主体、合作方、合同类型、编号规则、合同分类、产品、印章等基础资料 | 【管理后台】→【合同基础配置】、【高级功能】 |
| 法务/模板管理员 | 制作合同模板、维护条款库、发布模板、配置模板字段 | 【模板管理】、【管理后台】→【合同基础配置】→【元素管理】 |
| 业务人员 | 创建合同、编辑合同、提交审批、查看进度、发起变更、借阅和履约跟进 | 【我的合同】、【合同台账】、【任务中心】、【高级功能】→【我的事务】 |
| 审批人 | 处理合同审批、变更审批、用印审批、归档确认等待办任务 | 【任务中心】 |
| 印章管理员 | 维护印章、查看用印记录、处理用印确认相关事项 | 【高级功能】→【用印管理】 |
| 档案/借阅管理员 | 管理档案分类、合同借阅、资质借阅和相关审批任务 | 【高级功能】→【合同借阅】、【高级功能】→【资质借阅】 |
| 管理层 | 查看合同规模、金额、状态、审批效率、收付款和个人/公司级报表 | 【统计报表】 |
二、系统管理员首次上线操作顺序
系统管理员首次上线时，按以下顺序完成配置，前一步未完成后续业务可能无法正常运行。
- 配置系统基础参数：进入【管理后台】→【开发管理】→【参数设置】，配置系统名称、Logo、水印、初始密码、密码策略、管理员和流程开关。
- 配置集成与通知能力：在【参数设置】→「集成与通知」分组中，配置邮件、短信、钉钉、企业微信、飞书、OnlyOffice 文档服务器等必要渠道，确保消息能正常发送。
- 搭建组织架构：进入【管理后台】→【人员组织管理】，按顺序完成：创建公司和部门结构 → 设置部门负责人 → 创建用户账号 → 创建角色并分配菜单权限 → 配置岗位及岗位人员 → 配置数据权限。
- 维护合同基础资料：进入【管理后台】→【合同基础配置】及【高级功能】，按顺序完成：录入签约主体 → 录入合作方 → 配置印章 → 配置合同分类 → 配置合同类型 → 配置编号规则 → 配置扩展字段（元素管理）。
- 制作并发布合同模板：由法务在【模板管理】中创建模板 → 维护条款库 → 在模板中插入合并字段 → 发布模板。
- 配置并部署审批流程：进入【管理后台】→【合同基础配置】→【流程配置】，创建审批流程（包括合同审批、变更审批、用印审批、借阅审批）→ 配置节点、条件分支和审批人 → 部署流程。
- 关联合同类型与流程：在【管理后台】→【合同基础配置】→【合同类型】中绑定审批流程和变更流程，关联表单字段。
- 配置通知模板和提醒规则：进入【管理后台】→【消息推送管理】→【通知模板】配置通知模板，在【管理后台】→【消息推送管理】→【到期提醒】配置合同到期自动提醒规则。
- 开展试运行：使用测试账号完成以下验证：创建合同草稿 → 选择类型和模板 → 提交审批 → 审批人在任务中心处理待办 → 审批通过后进入用印/归档/履约 → 检查通知是否正常发送 → 检查权限是否正确隔离。
- 查看监控与报表：通过【统计报表】查看合同数据统计，通过【管理后台】→【开发管理】→【系统监控】查看服务运行状态和操作日志。
三、合同业务完整主线
合同业务通常按以下顺序流转：
草拟 → 编辑/文档合成 → 提交审批 → 审批处理 → 用印 → 归档 → 履约 → 完成/中止/作废
常见扩展操作包括：
- 合同变更：合同完成用印/归档并进入履约、完成或中止等允许阶段后，如内容需要调整，可从合同台账或我的合同发起变更。
- 合同借阅：纸质合同或归档资料需要借阅时，通过借阅申请处理。
- 历史合同导入：不通过系统发起审批的存量合同，可通过合同导入纳入管理。
- 数据维护：已审批通过但数据需要修正时，由管理员通过数据维护处理。
- 履约监控：合同归档后可跟进收付款计划和监控项。
3.1 首页工作台结构
首页工作台（新版）分为三个区域：
顶部 Hero 区：显示当前用户的问候语、所属部门和角色、今日日期（含农历）；右侧显示「待审批」和「抄送消息」数量快捷卡，以及 AI 助手入口（点击「开始对话」打开 AI 助手）。
中间区：
- 我的任务：横向卡片列表，分三个标签页——「待审批」「抄送消息」「借阅申请」，点击「查看全部」跳转任务中心
- 快捷操作：4 个固定入口
| 快捷入口名称 | 主要用途 |
|---|---|
| 草拟合同 | 快速进入合同创建页面 |
| 用印申请 | 快速发起用印流程 |
| 借阅申请 | 快速申请合同借阅 |
| 合同变更 | 快速提交合同变更申请 |
底部区：
- 我的合同：展示当前用户参与的合同列表，显示合同名称、类型、合作方、整体进度、当前节点等信息
- 合同统计：环形图展示合同状态分布（起草中、审批中、履行中、已生效、已完成），以及合同总金额、本月新增、本月到期、风险预警等数据卡片
- 即将到期：列出近期即将到期的合同，显示剩余天数
四、上线前检查清单
4.1 系统与集成
- 是否已配置系统名称、公司名称、Logo、版权信息
- 是否已配置初始密码和密码策略
- 是否已配置邮件、短信、钉钉、企业微信、飞书中的必要渠道
- 是否已配置 OnlyOffice 文档服务器
- 是否已测试邮件、短信或第三方消息能正常发送
4.2 组织权限
- 是否已创建公司、部门、子部门
- 是否已设置部门负责人
- 是否已创建用户账号
- 是否已分配角色和菜单权限
- 是否已配置岗位及岗位人员
- 是否已配置数据权限
4.3 合同基础资料
- 是否已录入签约主体
- 是否已录入合作方
- 是否已配置印章
- 是否已配置合同分类
- 是否已配置合同类型
- 是否已配置编号规则
- 是否已配置扩展字段/元素管理
4.4 模板与流程
- 是否已创建合同模板
- 是否已维护条款库
- 是否已在模板中插入合并字段
- 是否已发布模板
- 是否已创建审批流程、变更流程、用印流程、借阅流程
- 是否已部署流程
- 是否已在合同类型中绑定审批流程和变更流程
- 是否已测试金额、部门、合同类型等条件分支
4.5 业务试运行
- 是否能创建合同草稿
- 是否能选择合同类型和模板
- 是否能提交审批
- 审批人是否能在【任务中心】看到待办
- 审批通过后是否能进入用印、归档、履约等后续环节
- 是否能查看统计报表和操作日志