一、文档用途
本文用于帮助普通用户理解 AI 助手能做什么、适合问什么、怎样提问效果更好。
当用户询问以下问题时，可以优先参考本文：
- AI 助手可以帮我查哪些数据？
- 我应该怎么问 AI？
- AI 能不能查我的待办、抄送、履约提醒？
- 为什么 AI 回答的是知识库内容，不是实时业务数据？
- 为什么 AI 查不到我想要的合同？
二、AI 助手的两类能力
AI 助手主要有两类能力：
2.1 知识问答能力
知识问答适合回答系统规则、操作说明、配置方法等问题。
例如：
- 合同审批流程怎么配置？
- 什么是双章件？
- 合同归档失败后怎么办？
- 用印审批和签署确认有什么区别？
- 合同处于中止状态还能恢复吗？
这类问题主要依赖知识库文档回答。
2.2 实时查询能力
实时查询适合查询当前登录用户相关的业务数据。
例如：
- 我的待办任务
- 我的已办任务
- 我的未读抄送
- 我的收付款计划
- 我的履约监控项
- 我的逾期事项
- 某个合同当前卡在哪个环节
- 我的合同列表、指定合同详情和关联合同
- 合作方、我方签约主体等基础资料
- 合同统计概览、阶段分布和到期预警
这类问题需要 AI 调用系统工具查询实时数据。
三、AI 可以实时查询的数据
| 查询内容 | 示例提问 |
|---|---|
| 我的待办 | 我有哪些待办？ |
| 我的已办 | 我最近处理过哪些任务？ |
| 任务数量 | 我现在有多少待办？ |
| 抄送记录 | 我有哪些未读抄送？ |
| 合同审批任务 | 查一下我的合同审批待办。 |
| 用印任务 | 我有没有用印审批任务？ |
| 归档任务 | 我有哪些归档确认任务？ |
| 我的合同 | 查一下我的采购合同。 |
| 合同详情 | 这个合同的金额、状态和负责人是什么？ |
| 关联合同 | 这个合同有哪些子合同或补充协议？ |
| 收付款计划 | 我有哪些待收款计划？ |
| 逾期计划 | 查一下我的逾期付款计划。 |
| 履约监控 | 我有哪些履约监控项？ |
| 合同跟进 | 这个合同现在卡在哪？ |
| 合作方 | 查一下某某公司的合作方信息。 |
| 签约主体 | 查一下我方某某公司的主体信息。 |
| 合同统计 | 今年合同总金额和数量是多少？ |
| 阶段分布 | 各阶段合同数量分布如何？ |
| 到期预警 | 近期有哪些合同到期预警？ |
| AI预审 | 对这段合同文本做预审。 |
实时查询能力以当前启用的系统工具和用户权限为准。AI 可以查询和解释数据，但不会直接替用户审批、修改合同、删除数据或调整权限。
四、推荐提问模板
4.1 查询待办
可以这样问：
- 我有哪些待办？
- 我今天有哪些待办？
- 查一下我的合同审批任务。
- 查一下我的用印任务。
- 查一下我的归档任务。
- 查一下包含“采购”的待办。
4.2 查询抄送
可以这样问：
- 我有哪些未读抄送？
- 查一下我的全部抄送。
- 查一下某个合同相关的抄送。
注意：抄送不是待办，不需要用户审批。
4.3 查询履约事项
可以这样问：
- 我有哪些待收款计划？
- 我有哪些待付款计划？
- 查一下我的逾期收款计划。
- 查一下我的逾期付款计划。
- 我有哪些履约监控项？
- 我有哪些逾期监控项？
4.4 查询合同跟进
可以这样问：
- 这个合同当前到哪一步了？
- 这个合同卡在哪？
- 这个合同当前处理人是谁？
- 这个合同停留多久了？
如果用户想查某个具体合同，最好提供合同名称、合同编号或从合同详情中发起提问。
4.5 查询合同和基础资料
可以这样问：
- 查一下我负责的采购合同。
- 这个合同有哪些关联合同？
- 查一下某某公司的合作方信息。
- 查一下我方某某公司的签约主体信息。
4.6 查询统计和预警
可以这样问：
- 今年合同总金额和数量是多少？
- 各阶段合同数量分布如何？
- 近期有哪些合同到期预警？
五、怎样提问更准确
为了让 AI 更准确地查询和回答，建议用户尽量带上以下信息：
- 合同名称
- 合同编号
- 时间范围
- 任务类型
- 处理状态
- 关键词
不推荐只问过于宽泛的问题，例如：
- 帮我看看合同。
- 我的事情有哪些？
- 最近怎么样？
更推荐：
- 查一下我本周的合同审批待办。
- 查一下合同名称包含“采购”的未完成任务。
- 查一下我的逾期付款计划。
六、AI 回答实时数据时的注意事项
AI 查询实时数据时，通常只查询当前登录用户有权限查看的数据。
如果 AI 没有查到数据，可能原因包括：
- 当前用户没有相关待办。
- 当前用户只是被抄送，不是处理人。
- 合同不在当前用户权限范围内。
- 关键词不准确。
- 时间范围过窄。
- 任务已经被处理，进入已办。
- 对应查询工具未启用或功能开关关闭。
- 未提供足够的合同名称、编号、ID 或关键词。
七、待办、抄送、履约数据的区别
| 数据类型 | 是否需要处理 | AI 查询方式 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 待办任务 | 需要 | 查询任务中心 | 合同审批、用印审批、归档确认 |
| 已办任务 | 不需要 | 查询任务中心历史 | 已处理的审批和任务 |
| 抄送记录 | 不需要 | 查询抄送记录 | 抄送给我的流程信息 |
| 收付款计划 | 可能需要跟进 | 查询履约数据 | 待收款、待付款、逾期计划 |
| 监控项 | 可能需要跟进 | 查询履约数据 | 履约节点、交付事项、验收事项 |
八、知识问答和实时查询的区别
如果用户问“规则是什么、怎么操作、为什么不能操作”，AI 会优先使用知识库。
如果用户问“我的、当前、今天、有哪些、查一下”，AI 会优先查询实时业务数据。
例如：
- “归档失败后怎么办？”属于知识问答。
- “我有哪些归档失败的合同？”属于实时查询。
- “用印审批和签署确认有什么区别？”属于知识问答。
- “我有没有用印确认任务？”属于实时查询。
九、管理员使用建议
管理员可以使用 AI 辅助排查：
- 某类规则怎么配置。
- 某个功能入口在哪里。
- 知识库文档应该补充什么。
- 用户为什么无法理解某个状态。
但涉及数据修复、流程干预、权限调整时，管理员仍应进入系统后台核对实际数据后处理。
十、常见问题
10.1 AI 查不到我的待办怎么办？
可以确认：
- 当前登录账号是否正确。
- 任务是否已经被处理。
- 是否只是抄送，不是待办。
- 是否用了错误关键词。
- 是否有数据权限。
10.2 AI 能不能替我审批？
AI 可以帮助查询和解释任务，但不能直接替用户审批合同。审批仍需要用户在任务详情中点击同意、拒绝、驳回等按钮。
10.3 AI 能不能看到所有人的任务？
普通用户只能查询自己权限范围内的数据。管理员是否能查看更多数据，取决于系统权限配置。
10.4 AI 回答不准确怎么办？
可以换一种更明确的问法，提供合同名称、编号、时间范围或任务类型。如果仍不准确，说明知识库文档可能需要补充或更新。