用印申请与审批

一、文档用途

本文用于帮助用户理解用印申请、用印审批、签署确认、用印记录之间的关系。

当用户询问以下问题时，可以优先参考本文：

• 什么情况下需要发起用印？
• 合同类用印、变更用印、非合同类用印有什么区别？
• 用印审批和签署确认有什么区别？
• 为什么审批通过后还要发起用印？
• 用印拒绝后怎么办？
• 用印完成后为什么还要上传双章件？

二、用印相关概念

2.1 用印申请

用印申请是指用户申请使用公司印章完成合同、变更单或其他业务文件的盖章。

用印申请中通常需要填写：

• 申请类型
• 用印事项
• 签约主体
• 印章类型
• 印章管理员
• 用印份数
• 关联合同或变更单
• 附件或说明

2.2 用印审批

用印审批是对用印申请进行审核。

审批人会判断：

• 是否允许用印。
• 用印材料是否完整。
• 用印事项是否真实合规。
• 印章类型和主体是否正确。

2.3 签署确认

签署确认是指用印实际完成后，由相关人员确认盖章、签署是否完成。

签署确认不是审批合同内容，而是确认“用印动作是否已经完成”。

三、申请类型说明

申请类型	含义	常见场景
合同类用印	针对已审批通过的合同发起用印	合同签署盖章
变更用印	针对合同变更单发起用印	补充协议、变更协议盖章
非合同类用印	不直接关联合同的其他用印	授权书、证明文件、函件等

如果是合同类或变更用印，通常会显示关联合同或关联变更单信息。

四、合同类用印流程

合同类用印通常发生在合同审批通过之后。

一般流程为：

合同审批通过 → 发起用印申请 → 用印审批 → 用印签署确认 → 上传双章件 → 归档

如果系统配置了自动或简化流程，部分节点可能由系统自动生成任务，但业务含义不变。

五、用印审批和签署确认的区别

项目	用印审批	签署确认
处理目的	判断是否允许用印	确认是否已经完成用印
发生时间	实际盖章前	实际盖章后或盖章完成时
关注内容	申请是否合规、材料是否齐全	盖章是否完成、结果是否有效
常见处理人	审批人、印章管理员	印章管理员、签署确认人
处理结果	同意、拒绝、驳回	已确认

六、用印状态说明

状态	含义	用户应做什么
待审批	用印申请已提交，等待审批	等待审批人处理
审批中	正在用印审批流程中	查看当前审批节点
待签署	用印审批通过，等待实际盖章或确认	印章管理员处理
已确认	用印或签署完成	后续上传双章件或归档
已拒绝	用印审批被拒绝	查看拒绝原因，重新申请或作废

七、用印拒绝后怎么处理

用印拒绝后，用户应先查看拒绝原因。

常见原因包括：

• 合同文本和审批版本不一致。
• 附件缺失。
• 签约主体错误。
• 印章类型选择错误。
• 用印份数不正确。
• 业务事项不符合用印要求。

处理方式通常包括：

• 重新申请：将用印申请重置为草稿，修改后重新提交审批。
• 作废：直接作废该用印申请，由合同负责人重新发起新的用印申请。

八、为什么用印完成后还要上传双章件

用印完成只表示盖章或签署动作已经完成。

系统还需要保存最终双方盖章后的正式文件，也就是双章件。

上传双章件的作用：

• 作为最终归档文件。
• 作为后续履约、查询、审计的依据。
• 确保系统中的合同文件与实际签署文件一致。

因此，用印完成后通常还需要进入上传双章件和归档环节。

九、用印记录和签署记录

用户可以通过用印记录查看历史申请和签署情况。

常见字段包括：

• 申请编号
• 用印事项
• 申请人
• 申请时间
• 签约主体
• 印章类型
• 印章管理员
• 用印份数
• 签署状态
• 签署时间
• 申请状态

用印记录用于追踪某个合同或业务事项是否已经申请用印、是否完成签署。

十、常见问题

10.1 合同审批通过后为什么还不能直接归档？

因为审批通过只代表合同内容被批准，还需要完成签署盖章，并上传最终双方盖章文件后才能归档。

10.2 非合同类用印会影响合同状态吗？

一般不会。非合同类用印不直接关联合同生命周期，不会推动合同从审批、用印、归档、履约等阶段流转。

10.3 用印审批通过是不是表示合同已经签署？

不是。用印审批通过只是允许用印，实际盖章和签署结果还需要签署确认。

10.4 签署确认只能确认吗？

是的。签署确认只有“确认签署”操作，表示印章管理员确认已完成盖章。签署确认没有拒绝操作。如果用印过程中发现问题，应在用印审批阶段处理。

10.5 一个合同可以有多条用印记录吗？

可以。合同可能因为补签、重签、变更、附件补盖等原因产生多条用印记录。具体以系统实际记录为准。