拓展人员在外面也要草拟合同，移动端应该怎么做？

多门店零售合同系统系列之三

作者：合同吴彦祖

前两篇文章，我们先后谈了两个问题。

第一篇讲的是，多门店零售企业的合同为什么越来越难管。

第二篇讲的是，一套能用的合同管理系统，至少应该具备哪些基本功能。

合同起草、模板、编号、审批、签署、履约、变更、归档和台账，构成了合同系统的基础。转办、驳回、退回和撤回，则保证合同流程在现实业务中能够正常运行。

从这一篇开始，我们不再把零售合同系统的所有升级能力塞进一篇文章，而是沿着合同生命周期，一次讲透一个问题。

先从合同起草开始。

普通企业谈到合同起草，脑海里出现的往往是这样的画面：经办人坐在办公室里，打开电脑，选择合同模板，填写合同信息，整理附件，然后提交审批。

多门店零售企业不是这样。

真正提交合同的人，很可能是一名长期在外跑业务的拓展人员。

他刚看完场地，正在与合作方确认条件；对方通过微信发来一份合同，要求尽快反馈；门店开业时间已经确定，后面的装修、设备和人员都在等待合同向前推进。

这时，他手边只有一部手机。

图1：拓展人员在经营现场拿到对方合同

所以，零售合同系统的移动端不能只查看待办，也不能只上传一份附件，等回到办公室以后再正式起草。

移动端本身就要完成合同草拟，并直接发起审批。

而这个草拟过程，至少要支持两条完全不同的路径。

选择哪条路径，不只取决于企业有没有模板，更取决于双方在交易中谁掌握合同文本的主导权：

草拟方式	业务场景	移动端要完成的工作
使用第三方合同	对方在交易中更强势，坚持使用自己提供的合同文本	上传文件，AI识别字段，自动填写表单，人工确认后提交
使用企业自有模板	我方在交易中更强势，能够决定使用本方合同文本	选择模板，填写少量业务字段，生成合同，预览后提交

两条路径起点不同，最后都要进入同一套编号、审批、签署、履约和归档体系。

这才是移动端合同草拟真正需要解决的问题。

图2：第三方合同从手机上传到正式审批的完整流程（产品方案示意）

一、移动端不是合同材料收集箱，而是正式的起草入口

许多合同产品也有移动端。

经办人可以拍照、上传附件、填写一段说明，再把材料交给法务或者内勤人员处理。看起来合同已经从手机进入系统，实际上移动端承担的仍然只是材料收集。

正式合同还没有建立，关键字段还没有形成，审批也没有真正发起。

真正面向零售现场的要求还要再进一步：拓展人员可以直接在移动端草拟合同。

“草拟”意味着移动端需要完成一份合同进入正式流程前的全部准备工作：

• 确定使用第三方合同还是企业自有模板；
• 选择合同类型和签约主体；
• 形成或者上传合同正文；
• 填写合同表单；
• 关联项目、区域或者门店；
• 上传必要的业务材料；
• 检查信息是否完整；
• 直接发起审批。

如果内容暂时不齐，经办人可以保存草稿，稍后继续处理。但“暂存”只是移动草拟过程中的一个状态，不代表必须转到电脑端才能完成。

只要合同达到提交要求，拓展人员在现场就能把合同送进审批流程。

这条边界非常重要。

因为产品一旦把移动端定位成辅助入口，页面就只会围绕“上传”和“转交”设计；只有把移动端定位成正式起草入口，产品才会认真解决模板选择、字段填写、AI识别、合同预览和直接提交这些核心问题。

图3：移动端合同草拟页面示意（产品方案示意，非现有系统截图）

二、第一条路径：上传第三方合同，由AI自动填写表单

零售企业在拓展、场地合作、采购和服务等业务中，经常使用对方提供的合同。这不一定是企业没有自己的模板，而是对方在具体交易中掌握更强的话语权，坚持以自己的合同文本作为合作基础。

拓展人员拿到的可能是Word文件，也可能是PDF、扫描件或者手机拍摄的合同图片。合同内容已经存在，真正的问题是怎样把文件里的信息转化为合同系统能够管理的数据。

如果仍然要求经办人一边在手机上阅读合同，一边手工填写相对方、金额、期限和付款条件，不仅操作困难，也很容易抄错。

因此，第三方合同的移动草拟流程应该由“先上传文件”开始。

第一步：选择合同类型并上传对方文件

经办人进入移动端的“草拟合同”，选择“使用第三方合同”，再选择大致的合同类型。

合同类型可以帮助系统确定后面需要识别哪些字段、要求哪些附件、使用哪套审批规则。如果经办人暂时不能准确判断，系统也可以根据文件内容给出建议，最终仍由经办人确认。

随后上传对方发来的Word、PDF、扫描件或者图片。

第一次上传的文件要作为“原始来件”保存，记录文件来源、上传人和上传时间，后续新版本不能覆盖最初文件。

这份原始来件既是AI识别的依据，也是未来进行版本比对、合同审查和争议追溯的起点。

第二步：AI读取合同并自动填写表单

文件上传后，AI先识别合同内容，再按照当前合同类型的字段配置，把识别结果写入移动端表单。

通常可以包括：

• 合同名称和合同类型；
• 甲乙方名称及统一社会信用代码；
• 签约主体和相对方；
• 合同金额、税率和币种；
• 生效日期、履行期限和到期日期；
• 付款节点、金额及触发条件；
• 自动续约、提前解除和违约责任；
• 服务地址、经营区域或者涉及门店；
• 保证金、免租期、租金递增等特定字段。

不同合同需要抽取的内容并不相同。

租赁合同关注租期、租金、免租期和递增方式；设备采购合同关注数量、交付、安装和质保；加盟或者合作合同又会关注授权区域、经营门店和相关费用。

所以，AI抽取字段不能由产品预先写死。

企业应当能够按照合同类型配置表单字段，并决定哪些字段需要AI从正文中提取。表单发生变化时，AI识别目标也随之变化。

第三步：经办人核对AI结果

AI自动填写表单，不等于AI可以替企业确认合同事实。

每个识别结果都要能够回到原文。

例如，AI在“合同期限”中填入“36个月”，经办人点击字段后，可以直接看到对应的合同条款和所在页码；AI识别出三次付款节点，也要分别显示金额、条件和原文依据。

一项完整的AI识别结果，至少应当包含：

1. 自动填写的字段值；
2. 对应的合同原文；
3. 原文所在位置；
4. 识别可信程度；
5. 经办人的确认或者修改记录。

识别明确的内容直接预填，存在多个可能答案时展示候选结果，正文没有写明的信息保持为空。

经办人只需要重点核对，而不是重新抄写整份合同。

确认后的字段进入正式合同表单，并继续用于审批、台账、付款和履约。经办人修改AI结果时，系统保留修改记录，但不会因为模型重新识别而覆盖已经确认的数据。

图4：AI识别合同信息并由经办人核对确认（产品方案示意）

第四步：补充AI无法获得的业务信息

合同正文能够告诉系统“合同写了什么”，却不一定包含企业内部怎样管理这份合同。

例如：

• 由哪个内部法人主体签署；
• 由哪名拓展人员负责；
• 属于哪个区域或者项目；
• 服务哪家门店；
• 费用最终由谁承担；
• 为什么选择这家合作方；
• 当前业务希望什么时候完成审批。

这些信息需要经办人在AI预填基础上继续补充。

移动端表单应当根据合同类型和已选内容动态变化，只展示当前需要处理的字段。已经由AI填写并确认的内容不再重复询问，内部管理字段则通过选择、搜索和少量输入完成。

第五步：预览合同和表单，直接提交审批

所有必填信息完成后，经办人可以在手机上同时预览合同正文和合同表单。

提交前，系统检查必要字段、正文和附件是否完整，并对表单与正文中的主体、金额、期限等关键内容进行一致性核对。

检查通过后，拓展人员直接点击“提交审批”。

系统冻结本次送审使用的合同版本，保存已经确认的表单数据，再根据合同类型、金额、区域、门店和签约主体匹配审批流程。

从上传对方合同，到AI填写表单，再到人工核对和发起审批，全部在移动端完成。

三、第二条路径：选择企业自有模板，只填写必要字段

并不是所有合同都由对方决定。

合同使用谁的模板，往往反映了双方在交易中的力量关系。当我方处于更强势地位，能够决定合同文本时，就应当采用企业自有模板，把已经确认的标准条款、风险边界和管理要求直接带进合同。

企业有没有模板是使用这条路径的基础，我方是否掌握合同文本主导权，才是实际选择这条路径的前提。

这条路径不需要先上传正文，而是先选择适用模板。

第一步：找到当前业务可以使用的模板

系统根据合同类型、签约主体、业务区域和适用范围，向经办人展示可以使用的模板。

模板列表不能只是几十个名称相似的Word文件，还要说明：

• 模板适用于什么业务；
• 由哪个签约主体使用；
• 当前版本何时生效；
• 是否适用于当前区域或者门店；
• 是否存在使用限制或者补充条件。

已经停用或者超过有效期的模板不再出现在可选范围内。模板更新后，新草拟合同使用新版本，已经发起审批的合同继续保留当时使用的模板版本。

第二步：只填写模板中的业务变量

企业自有模板的通用条款已经由法务确认，拓展人员不需要在手机上编辑整篇合同。

移动端只展示当前模板需要填写的业务变量，例如：

• 相对方名称和主体信息；
• 合同金额；
• 合作期限；
• 付款安排；
• 服务内容；
• 经营地址或者关联门店；
• 联系人和联系方式；
• 模板允许调整的其他内容。

表单字段与模板变量一一对应。

经办人填写相对方、金额和日期后，系统把数据自动写入合同对应位置。选择关联门店后，门店名称、地址或者其他约定信息也可以带入模板。

对于已经存在的合作方和门店信息，应当优先从系统档案中选择，减少手工填写，也避免同一主体出现多个不同名称。

第三步：系统生成合同并提供移动预览

字段填写完成后，系统根据模板生成合同正文。

拓展人员可以在手机上预览生成结果，重点确认相对方、金额、期限、付款条件和门店信息是否准确。模板中的固定条款保持受控，允许业务填写的变量则清楚标识。

如果某项业务确实需要修改标准条款，应当进入非标准处理或者法务协同，而不是让经办人在移动端随意改动已经审核过的模板内容。

这样既保留了移动草拟的便利，也守住了企业模板的使用边界。

第四步：确认后直接提交审批

合同预览无误、附件材料齐全以后，经办人直接在移动端发起审批。

系统同时保存模板编号、模板版本、经办人填写的字段和最终生成的送审文件。审批人打开合同时，可以知道这份合同来自哪个模板，哪些内容由业务填写，是否发生过非标准调整。

自有模板路径的核心，不是把Word编辑器搬到手机上。

而是把一份复杂合同变成一组清楚、有限、适合移动填写的业务字段，再由系统生成正式文件。

四、两种草拟方式不同，最后形成的是同一份正式合同

第三方合同从文件开始，自有模板从结构化字段开始。

前者由AI把合同内容抽取到表单，后者由系统把表单内容写入合同模板。一个是“从正文到数据”，一个是“从数据到正文”。

方向虽然相反，最后都要形成两项彼此对应的正式内容：

• 一份用于审查、签署和归档的合同正文；
• 一组用于流程、查询、付款和履约的合同数据。

这两项内容必须属于同一份合同记录。

管理对象	第三方合同	企业自有模板
合同正文来源	对方上传的Word、PDF或扫描件	系统根据标准模板生成
表单数据来源	AI识别后由经办人确认	经办人填写后写入模板
原始依据	对方原始来件	模板编号及模板版本
送审文件	确认后的对方合同版本	根据字段生成的合同文件
后续流程	预审、审批、签署、履约和归档	预审、审批、签署、履约和归档

系统不能为两条路径建立两套彼此分离的数据。

无论采用哪种方式，合同提交后都使用统一编号，进入统一审批，形成统一台账，并继续连接签署、付款、履约、变更和档案。

以后查看合同，用户不仅能看到最终文件，还能知道合同是由第三方文件识别形成，还是由企业模板生成。

这就是移动草拟与基础合同能力真正连接的地方。

五、移动草拟还要接住项目、候选门店和正式门店

零售合同在草拟时，经常需要关联门店。

但拓展人员提交合同时，对应门店可能还没有正式建立。

场地仍在谈判，门店编码尚未生成，工商主体也没有确定。此时如果表单要求经办人必须从正式门店中选择，业务只能随便选择或者手工填写一个名称。

这会让后面的合同关系变得混乱。

同一个地址可能被写成“建设路店”“建设路候选店”“建设路项目”和“建设路88号”。正式门店建立以后，早期合同也无法自动归到门店下面。

因此，移动草拟不能只关联正式门店，还要支持合同与门店形成前的业务对象建立关系：

• 拓展项目；
• 候选场地；
• 待开门店；
• 正式门店；
• 已关闭或者已迁址门店。

拓展人员草拟合同时，可以选择已有项目和候选场地，也可以根据权限快速建立一条候选场地记录。

合作确定以后，候选场地转为待开门店，再成为正式门店。此前草拟、审批和签署的合同继续保留原有关系，并自动出现在正式门店的合同视图中。

如果项目最终终止，系统也能找到为该项目产生过哪些合同、审批和费用，确认相关事项是否已经处理完毕。

门店关系不影响移动端直接提交，只是让合同在提交时就有了真实的经营坐标。

图5：合同与拓展项目、候选门店、待开门店和正式门店的关联关系（产品方案示意）

六、合同附件要跟着两种草拟方式一起变化

合同能不能提交审批，不只取决于正文和表单。

对方主体资质、报价单、授权委托书、场地证明、谈判纪要和内部决策依据，也可能是审批所需材料。

移动端应当根据合同类型和草拟方式生成相应的附件清单。

使用第三方合同时，原始来件属于合同正文，后续修改文件进入版本管理；使用企业模板时，系统生成的文件属于合同正文，经办人不需要再重复上传。

其他材料按照用途分类：

材料分类	可能包含的文件	主要作用
合同正文	第三方原始合同、工作版本或模板生成文件	形成送审正文和版本链
主体资质	营业执照、身份证明、授权文件	核对合同相对方和签署资格
商务依据	报价、费用测算、谈判纪要	说明金额和商务条件来源
场地材料	产权证明、现场照片、位置资料	支撑场地和门店相关判断
其他附件	特殊说明和补充证明	处理当前业务的个性材料

系统明确哪些附件必须在提交前上传，哪些可以后补，哪些只在特定条件下出现。

经办人可以直接用手机拍照、从聊天文件中选择或者调用已有档案。关键材料缺失时，系统说明缺少什么；材料齐全后，无须转到其他端处理，仍然可以直接提交审批。

七、移动端表单要简单，但不能靠删掉管理要求换取简单

“移动端要简单”很容易被理解成少放几个字段。

真正合理的做法，是根据草拟路径和业务条件，只让当前用户看到此刻需要处理的内容。

第三方合同已经由AI识别的字段，经办人以核对为主；企业自有模板已有固定条款，经办人只填写模板变量；合作方、项目和门店已有档案的，通过选择自动带出；只有系统无法获得的业务判断，才需要手工输入。

表单还可以拆成几个清楚步骤：

1. 选择草拟方式和合同类型；
2. 上传第三方合同或者选择企业模板；
3. 确认合同字段和内部管理信息；
4. 关联项目、门店并补充附件；
5. 预览合同和表单；
6. 直接提交审批。

每一步只处理一类问题，并显示当前完成进度。用户随时退出时自动保存草稿，再次进入后回到上次位置。

移动端的简单，不是少管理一些内容，而是尽量通过AI识别、模板变量、档案带入和动态表单减少重复操作。

八、真正决定移动草拟能不能用的，是异常情况

正常流程很好画：上传合同或者选择模板，填写字段，然后提交成功。

现实中，决定拓展人员是否愿意使用的，往往是流程不顺利的时候。

文件上传到一半，网络断了

系统需要支持断点续传、失败重试和进度显示。重新打开页面后，可以继续上次上传，而不是重新选择全部文件。

AI没有识别出来，或者识别错了

经办人可以手工补充或者修改，并能随时回到原文核对。系统保留修改记录，不会用后续重新识别结果覆盖已经确认的数据。

找不到适用的企业模板

经办人可以重新选择合同类型，或者按照企业规则转为第三方合同及非标准合同处理。系统记录未找到模板的原因，为法务后续补充和优化模板提供依据。

填完字段以后，模板生成失败

已经填写的数据和上传材料必须保留。系统明确提示失败原因并允许重新生成，不能让经办人从头再填一遍。

对方临时又发来一个新版本

新文件在原合同草稿中作为新版本上传，并标明来源。已经确认的字段重新进行差异检查，发生变化的内容提醒经办人再次核对。

同一份合同被两个人重复草拟

系统根据文件内容、相对方、金额、项目和时间给出疑似重复提示。确认属于同一业务后，可以进入原草稿继续处理；确实属于不同合同，则说明原因后分别保留。

提交以后发现选错了文件或者模板

尚未进入审批时可以撤回修改；已经进入审批时，按照撤回或者退回规则处理。系统保留原送审版本，不能在审批人不知情的情况下替换正文。

手机里涉及敏感合同

移动端采用在线预览和受控下载。是否允许下载正文、保存到本地或者转发附件，根据角色和合同类型配置。权限被收回后，系统端访问立即失效。

这些能力不如AI自动填表醒目，却决定了移动草拟能否真正进入日常业务。

九、怎样判断移动合同草拟是不是真的做好了？

上线移动端以后，不能只统计新增了多少份合同。

更值得关注的是，拓展人员能不能独立完成草拟，以及合同进入审批到底快了多少。

可以持续观察以下数据：

• 使用第三方合同和企业自有模板的比例分别是多少；
• 有多少合同从草拟到提交全部在移动端完成；
• 从上传第三方合同到AI填完表单需要多长时间；
• AI预填字段有多少被直接确认，有多少被人工修改；
• 使用企业模板草拟时，平均需要填写多少字段；
• 从开始草拟到正式提交审批，平均需要多长时间；
• 因字段错误、材料缺失或者模板使用不当被退回的比例是多少；
• 候选场地转成正式门店以后，早期合同是否仍能准确关联；
• 上传失败、模板生成失败和重复草拟是否得到正常处理。

这些指标共同回答一个问题：移动端究竟只是把PC页面搬到了手机上，还是让拓展人员真正具备了在现场完成合同草拟和提交的能力？

十、移动端草拟的核心，是把两种合同都送进同一条正式流程

现在再回头看，零售企业需要的移动端合同能力已经很清楚了。

拓展人员在外面拿到对方合同时，直接上传第三方文件。AI读取正文，按照合同类型自动填写表单，经办人核对结果、补充内部管理信息和附件，然后直接提交审批。

当我方在交易中更强势、能够决定使用本方文本时，经办人在手机上选择企业自有模板，只填写相对方、金额、期限、付款和门店等必要字段。系统生成合同正文，提供移动预览，确认无误后同样直接提交审批。

一条路径把“正文”变成“数据”，另一条路径把“数据”写进“正文”。

两条路径最后形成同样完整的合同正文、合同表单和送审记录，并进入基础合同系统已有的编号、审批、签署、履约、变更、归档和台账。

移动端没有脱离基础合同能力，也不是在正式流程前增加一个材料收集箱。

合同起草本来就是基础能力。零售行业所做的升级，是让这项能力离开办公室，来到拓展人员真正开展业务的地方；再用AI识别和企业模板，把手机上原本复杂的合同录入，变成两条可以直接完成的草拟路径。

一份合同从现场完成草拟，从现场进入审批，也从这一刻开始获得统一编号、正式版本和完整记录。

这才是零售合同系统的移动端应该承担的工作。

我是合同吴彦祖。

下一篇，我们继续沿着已经提交的合同往下走：业务、法务和财务共同修改一份合同，为什么只有审批流程还不够？