多门店零售合同系统系列之八

作者：合同吴彦祖

前七篇，我们一直围绕多门店零售企业的合同管理展开。

第一篇讲门店越开越多以后，合同为什么越来越难管；第二篇讲一套基本的合同系统应该具备什么；第三篇把合同带到经营现场，让拓展人员在外面也能完成草拟和提交；第四篇讨论多人参与一份合同时，为什么只有审批还不够；第五篇解决合同修改五六版以后，怎样确认对方究竟改了什么；第六篇把加盟门店从总部组织架构中分离出来，通过合同分类和门店档案管理经营归属；第七篇则继续向后，把合同系统中的付款计划、财务系统中的付款申请和支付结果，以及最后落到各家门店的费用连接起来。

写到这里，一份多门店合同已经完成草拟、审批、协同、定稿、归类和付款衔接。

但合同仍然没有走完。

审批通过，代表企业内部同意签署。

它不代表双方已经完成签署。

星期一上午，同一家连锁企业有两份合同同时审批通过。

一份是总部与设备供应商签订的年度采购合同，对方接受电子签，双方负责人当天就可以在线完成签署。

另一份是拓展人员从商场带回来的场地合同。商场坚持使用纸质原件，需要总部先盖章寄出，对方盖章以后再寄回两份。

两份合同都显示“审批通过”。

接下来走的路却完全不同。

第一份要进入电子签平台。

第二份要进入盖章和快递流程。

如果合同系统在审批完成以后便停止管理，电子签的合同签到哪一步、纸质合同寄到了哪里，最后仍然只能靠经办人自己追。

所以，电子签和快递不是谁替代谁。

它们是合同审批完成以后，两种不同的签署方式。

一套真正完整的合同系统，必须把两条路都接住。

一、审批完成以后，合同应该先进入签署管理

合同审批通过以后，合同详情中首先出现的，不应该是简单的“已完成”。

系统需要建立一条独立的签署记录，并让经办人根据真实业务选择签署方式。

签署方式接下来要管理什么最终回到合同系统的结果
电子签签约主体、签署人、签署顺序、盖章位置、签署进度和异常状态已签电子合同、签署凭证和完成时间
纸质签署用印、寄出、签收、返还、补寄、原件核验和存放位置双方盖章原件、物流记录和归档信息

两种方式不同，却有一个共同前提。

送去签署的必须是审批确认的最终版本。

合同系统要先锁定这份文件，记录它的版本和校验信息，再进入后续签署。经办人不能在审批结束以后，私下替换一份“差不多”的文件继续办理。

签署管理页面还要显示当前方式、当前环节、下一责任人和完成情况。

管理人员打开合同，就应当知道它正在等待电子签署，还是正在等待纸质原件返还，而不是只看到一个含糊的“处理中”。

【截图位置1：合同详情中的签署管理】

建议展示：审批终版、签署方式、签约主体、当前环节、责任人、开始时间和完成状态，并分别提供“发起电子签”和“创建纸质寄送”的入口。

二、电子签不是上传文件，而是从合同发起一场正式签署

设备采购合同选择电子签以后，经办人不需要下载文件，再去另一个平台重新创建任务。

他应当直接在合同系统中发起电子签署。

系统自动带入审批通过的最终合同，用户继续确认本次签署的甲乙双方、具体签署人、签署顺序、印章类型和签署截止时间。

如果合同需要先由供应商签署，再由总部盖章，顺序就应在发起时确定。

如果双方可以同时签，也要按照企业规则形成并行签署任务。

盖章位置同样不能交给签署人临时寻找。

合同正文中的甲方签章处、乙方签章处、骑缝章或者日期位置，应在发起前完成定位。页面上要让经办人确认哪个主体在哪一页、哪个位置签字或盖章。

发起以后，合同系统保存电子签平台返回的业务编号。

从这一刻开始，这场签署不再是一条外部链接，而是这份合同的一部分。

三、电子签进行到哪里，合同系统里就应该显示到哪里

签署发出去以后，最常见的问题是对方迟迟不签。

经办人不知道对方有没有收到。

法务不知道是甲方没签，还是乙方没签。

负责人只看到合同仍然没有生效，却不知道卡在谁手里。

电子签平台产生的关键状态必须回到合同系统。

待签署、部分完成、全部完成、拒绝签署、任务撤回、链接失效和签署超时，都要落在对应的签署记录中。

如果对方拒签，系统要带回拒签时间和原因，由经办人决定重新协商、重新发起，还是终止合同。

如果签署即将超时，系统可以提醒当前签署人和合同经办人，而不是让业务人员每天手工追问。

重新发起也不能覆盖第一次记录。

哪一次为什么撤回，哪一次修改了签署人，最终完成的是哪一次任务，都要能够重新查清楚。

四、电子签完成以后，正式文件必须自动回到原合同

双方全部签署完成，并不等于经办人再去电子签平台下载一份PDF，然后手工上传到合同附件。

电子签平台生成的已签合同、签署凭证和完成时间，应当自动回到原合同。

系统保留三份彼此关联、却不能混淆的文件。

第一份是审批通过的待签版本。

第二份是电子签平台完成签署后的正式文件。

第三份是能够证明签署过程、主体身份和签署时间的凭证。

正式文件回来以后，系统还要确认它对应的是哪一次电子签任务、使用的是哪个审批版本，再把合同签署状态改成“已完成”。

后续付款、履约、变更和归档使用的，也应当是这份正式签署文件。

电子签解决了纸张不用来回运输的问题。

但它并没有取消合同管理。

恰恰相反，签署任务、签署状态、正式文件和签署凭证，更需要准确回到原合同。

五、选择纸质签署以后，快递必须从合同里发起

场地合同不接受电子签。

总部完成用印以后，需要把两份纸质原件寄给商场盖章。

普通物流查询只关心一个快递单号。

合同管理还要回答更多问题。

为什么寄？

寄的是哪份合同、哪个版本、几份原件？

这次是总部寄给对方盖章，还是对方把已经盖章的原件寄回？

如果丢失或者少了一份，现在应该由谁处理？

因此，寄送动作应当从合同详情中的签署记录发起。

经办人选择寄送方向和业务目的，确认本次寄送的合同版本、材料名称、原件份数、收件方和预计返还时间，再生成快递记录。

一份合同可以先寄出、再寄回，也可能因为盖章错误发生补寄。

这些快递记录都关联同一份合同，却各自保存单号、方向、材料和状态，不能用新的补寄单号覆盖第一次寄送。

六、寄出以前，系统必须确认装进去的是哪一版

纸质合同最危险的地方，并不是快递慢了一天。

而是寄出去的文件根本不是审批通过的那一版。

法务审批的是第五版。

业务人员与对方最后沟通时，又收到一个名为“最终版”的文件。

如果经办人直接打印电脑里的“最终版”，系统里没有任何人知道它与第五版是否一致。

所以，纸质寄送记录不能只绑定合同编号。

它必须绑定具体文件版本。

如果打印文件来自审批终版，系统直接记录终版信息。

如果对方在签署前又发回新文件，就先回到第五篇讲过的合同比对，确认改了什么，再决定是否需要重新审批。

版本没有确认以前，不能因为快递员已经上门，就把一份未经确认的合同寄出去。

七、快递系统负责运输，合同系统负责解释每个状态

快递揽收以后，物流平台不断产生新的状态。

已揽收。

运输中。

正在派送。

已经签收。

地址异常。

合同人员不应该每天复制单号去不同快递网站查询。

合同系统与快递系统对接后，物流轨迹和关键状态要自动回到对应寄送记录。

但合同系统不是简单复制一个快递查询页面。

它要把物流状态翻译成下一步合同任务。

总部寄给合作方的待盖章合同已经签收，意味着返还倒计时开始。

合作方寄回的已签合同被总部签收，意味着档案人员需要核对版本、印章和份数。

寄送异常，则意味着经办人需要确认地址、联系对方或者重新寄送。

同一个“已签收”，放在不同寄送方向上，代表的是完全不同的合同工作。

八、快递签收，不等于纸质合同已经签署完成

返还包裹显示已经签收。

快递系统只能证明某个包裹被某个人收到。

它不知道里面是否真的有两份合同，也不知道印章是否正确、签署页是否完整，更不知道寄回的是不是审批确认的版本。

所以，物流签收与原件确认必须是两个状态。

物流签收来自快递平台。

原件确认由档案人员完成。

档案人员打开待确认任务，核对合同名称、文件版本、签章情况、签署日期和原件份数。全部无误以后，再登记档案编号、存放位置和保管人。

少寄一份、漏盖一章、签署页缺失或者正文版本不一致，都不能直接变成“已归档”。

快递接口只能把包裹送回来。

合同系统还要确认送回来的究竟是不是一份有效合同。

九、异常和补寄必须继续留在原合同下面

商场寄回合同以后，档案人员发现骑缝章不完整。

如果只看快递状态，这次寄送已经成功结束。

但从合同管理看，签署还没有完成。

经办人需要登记异常原因，重新寄出需要补盖章的文件，并把补寄记录关联到原寄送任务。

原快递记录仍然保留。

新快递记录说明为什么补寄、补寄了什么、寄了几份，以及它替代或延续的是哪一次寄送。

地址错误、快递退回、文件遗失、份数不足和印章错误，都应该按照同样的方式处理。

几个月以后再查看合同，企业仍然能够还原原件为什么晚归档、补寄过几次、每一次由谁处理。

十、既要按合同查快递，也要按快递反查合同

业务人员通常从合同出发。

他打开合同详情，想知道寄出去没有、对方是否签收、原件什么时候返回。

行政和档案人员则经常从快递出发。

他们手里只有一个单号，需要知道这是谁的合同、为什么寄送、收到以后交给谁。

所以，合同详情中要集中显示全部寄出、返还和补寄记录。

快递工作台则可以按照合同编号、合同名称、快递单号、收件方、寄送方向、当前状态和是否逾期返还进行筛选。

打开一张快递记录，又能返回原合同、对应版本和材料清单。

“合同查快递”解决业务人员的问题。

“快递查合同”解决行政和档案人员的问题。

十一、两种签署方式不同，最后都要回到同一份合同

设备采购合同通过电子签完成。

已签电子合同和签署凭证自动回到系统。

场地合同通过纸质方式完成。

档案人员核对双方印章和原件份数，登记了存放位置。

两份合同走了完全不同的路。

但最终都要回到同一个管理结果：谁与谁在什么时候完成签署，正式生效的是哪个版本，最终文件在哪里，后续付款和履约应该依据什么。

合同系统不能因为使用电子签，就把签署过程全部交给外部平台。

也不能因为使用纸质合同，就把原件去向全部交给快递网站和聊天记录。

电子签管理数字世界里的签署过程。

快递管理纸质文件在现实世界里的移动。

合同系统要做的，是让两种不同的签署方式，都不离开原合同、审批终版和后续经营过程。

审批通过，不是合同管理的终点。

无论一份合同最后变成带有电子签名的文件，还是躺进档案柜里的纸质原件，企业都应该知道它怎样完成签署，又怎样回到了合同系统。

我是合同吴彦祖。

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